Dossier d'autorisation vidéoprotection : pièces à joindre

Une demande d'autorisation de vidéoprotection ne se résume pas à un formulaire et à un plan de caméras. Le CERFA 13806*04 rassemble les informations principales, tandis que l'article R252-3 du Code de la sécurité intérieure décrit les éléments administratifs et techniques susceptibles de composer le dossier.

Le point le plus important pour éviter les confusions est le suivant : le plan de détail n'est qu'une pièce du dossier, et toutes les pièces ne sont pas demandées dans toutes les situations.

Fabrik peut produire le plan d'implantation des caméras et préremplir le CERFA depuis les données du projet. Il ne génère pas automatiquement le rapport de présentation, l'AIPD ou l'ensemble du dossier préfectoral.

Créer ou mettre à jour un plan de détail vidéoprotection

Vidéoprotection ou vidéosurveillance : déterminer d'abord le régime applicable

La terminologie n'est pas seulement éditoriale. Elle permet d'identifier les règles qui encadrent le dispositif.

Selon la CNIL :

• la vidéoprotection concerne la voie publique et les lieux ouverts au public, comme l'espace de vente d'un magasin, un musée, un restaurant ou le hall accessible d'un établissement ;
• la vidéosurveillance concerne les lieux non ouverts au public, comme une réserve, un entrepôt fermé ou une zone exclusivement réservée au personnel.

Un même établissement peut donc comporter les deux situations. Une caméra dirigée vers la surface de vente et une autre vers une réserve ne relèvent pas nécessairement des mêmes formalités, même si elles appartiennent au même système technique.

Pour les lieux ouverts au public et la voie publique, l'autorisation est demandée auprès de la préfecture compétente, ou de la préfecture de police à Paris et pour les aérodromes de Paris-Charles-de-Gaulle, du Bourget et d'Orly (article R252-1). Le formulaire officiel 13806*04 peut également être rempli dans le cadre de la téléprocédure prévue par l'administration.

Qui prépare et qui dépose la demande ?

Le responsable juridiquement compétent pour le système porte la demande. Dans le cas d'un commerce ou d'un ERP, il s'agit généralement de l'exploitant ou de la personne morale responsable du dispositif, et non automatiquement de l'entreprise qui installe les caméras.

Le ministère de l'Intérieur précise que l'installateur peut aider le maître d'ouvrage à renseigner les informations techniques, car celles-ci relèvent naturellement de ses compétences. Cette assistance ne transfère pas la responsabilité de la demande.

Une organisation efficace consiste donc à répartir les informations :

• l'exploitant décrit les finalités, l'organisation du visionnage, les personnes habilitées et la durée de conservation ;
• l'installateur apporte les caractéristiques techniques, les références du système et les éléments liés à la conformité de l'installation ;
• le plan de détail rapproche les repères caméra, leurs positions et les zones couvertes ;
• le responsable du système vérifie, signe et dépose le dossier.

Tableau rapide des principales pièces selon la situation

Ce tableau résume les déclencheurs principaux du Code. Il ne remplace pas la notice du formulaire ni les instructions publiées par la préfecture du département.

Situation	Plan de détail	Plan de masse	Point d'attention
Lieu ouvert au public, moins de 8 caméras, aucune vue sur la voie publique	Non exigé par R252-3 3°	Non exigé par R252-3 2°	Le CERFA et les autres informations applicables restent nécessaires
Système de 8 caméras ou plus	Oui	Seulement si la voie publique est concernée	Le plan montre nombre, implantation et zones couvertes
Une ou plusieurs caméras filment la voie publique	Oui	Oui	Le nombre total de caméras ne change pas le déclencheur
Ensemble immobilier ou foncier complexe ou de grande dimension	Plan de périmètre possible	Plan de périmètre possible	Le remplacement est prévu dans les conditions de R252-3

La formulation légale est bien « au moins huit caméras ». Un système qui comporte exactement huit caméras est donc déjà concerné.

Les principales pièces qui composent le dossier

L'ordre ci-dessous suit la logique du dossier, pas la numérotation exacte de l'article R252-3, qui compte douze rubriques. Les pièces propres au filmage des abords immédiats sont traitées dans un encadré dédié après le plan de détail.

1. Le CERFA 13806*04

Le formulaire identifie notamment le demandeur, le site, les finalités, le nombre de caméras, les modalités d'exploitation, les personnes habilitées à consulter les images et la durée de conservation envisagée.

Utilisez toujours la version proposée par Service-Public.fr ou par la téléprocédure officielle. Des pages anciennes de préfectures et des documents encore indexés peuvent présenter une version antérieure du formulaire.

Le préremplissage proposé par Fabrik réduit la ressaisie des informations déjà présentes dans le projet. Le demandeur doit néanmoins relire le résultat, compléter les rubriques restantes et signer le formulaire.

2. Le rapport de présentation

Le rapport expose les finalités du projet et les techniques utilisées au regard de l'activité du site et des risques d'agression ou de vol. Pour un système de moins de huit caméras dans un lieu ou établissement ouvert au public, l'article R252-3 prévoit qu'il peut se limiter à un exposé succinct.

Le rapport ne doit pas être confondu avec une présentation commerciale du matériel. Il doit expliquer pourquoi le dispositif est nécessaire, ce qu'il doit protéger et comment son périmètre reste proportionné à l'objectif poursuivi.

3. Le plan de masse lorsque la voie publique est filmée

Le plan de masse montre les bâtiments du demandeur et, le cas échéant, les bâtiments appartenant à des tiers susceptibles d'entrer dans le champ des caméras. Il indique leurs accès et leurs ouvertures.

Sa fonction est différente de celle du plan de détail : il donne le contexte extérieur et les relations entre les bâtiments, tandis que le plan de détail montre précisément l'implantation des caméras.

4. Le plan de détail dans les cas prévus

Le plan de détail est exigé si :

1. les opérations de vidéoprotection portent sur la voie publique ; ou
2. le système comporte au moins huit caméras.

Il doit montrer :

• le nombre de caméras ;
• leur implantation ;
• les zones couvertes par chacune d'elles.

Une caméra visant la voie publique déclenche donc l'exigence même si le système ne compte que deux, cinq ou sept caméras. À l'inverse, huit caméras exclusivement intérieures dans un lieu ouvert au public déclenchent également le plan de détail.

Le texte ne demande pas un rendu 3D, un calcul de hauteur ou d'inclinaison, une base de données constructeur ou un tableau DORI. Une représentation 2D suffisamment lisible, montrant les positions et les secteurs couverts, répond à la fonction administrative de la pièce.

Cas particulier : les abords immédiats d'un commerce

Lorsqu'un commerçant filme les abords immédiats de son établissement au titre du dernier alinéa de l'article L251-2, le 4° de l'article R252-3 prévoit des pièces spécifiques : un plan de détail limité à ces abords, une attestation de l'installateur certifiant que les caméras extérieures sont déconnectées des caméras intérieures et que leurs images ne peuvent pas être visionnées par le demandeur ou ses subordonnés, et la copie du courrier d'information adressé au maire. Le commerçant ne peut donc pas lui-même exploiter les images de la voie publique.

Voir le contenu attendu et un exemple de plan de détail

5. La description du dispositif technique

Le dossier décrit la transmission, l'enregistrement et le traitement des images. Selon le projet, cela couvre notamment l'architecture générale, le lieu de visualisation, les modalités d'enregistrement et le recours éventuel à un prestataire extérieur.

Cette partie ne doit pas être déduite d'un simple cône dessiné sur le plan. Elle dépend de l'installation retenue et des informations fournies par le professionnel technique.

6. Les mesures de sécurisation des images

Le demandeur décrit les mesures destinées à protéger les images et le système : contrôle des accès, habilitations, traçabilité, protection des comptes et conditions de consultation.

La CNIL rappelle que la sécurité doit concerner l'ensemble des composantes du dispositif et l'intégrité du système, pas uniquement le stockage des enregistrements.

7. L'information du public

Le public doit être informé de manière visible. Le dossier inclut les modalités retenues et, en pratique, un modèle de panneau adapté au responsable du traitement et au site.

La CNIL propose des modèles pour les acteurs publics et privés. Les mentions doivent être adaptées au projet et aux prescriptions de la préfecture compétente ; un modèle générique non complété ne suffit pas.

8. La durée de conservation et sa justification

Le demandeur indique la durée de conservation envisagée et la justifie. Il ne faut pas sélectionner une durée maximale par défaut : elle doit correspondre au besoin réel et rester proportionnée aux finalités déclarées.

Le formulaire, l'organisation interne et la configuration effective du système doivent être cohérents. Une durée déclarée mais différente du paramétrage réel fragilise le dossier et l'exploitation du dispositif.

9. Le responsable de la maintenance et les droits d'accès

Lorsque la maintenance est assurée par une personne ou un service différent du responsable du système, cette responsabilité est identifiée. Les modalités permettant aux personnes concernées d'exercer leurs droits doivent également être prévues.

Ces informations appartiennent au fonctionnement du dispositif. Elles ne peuvent pas être remplacées par le nom de l'installateur posé dans le cartouche du plan.

10. La justification de conformité technique

L'article R252-3 demande de justifier la conformité du système aux normes techniques applicables. La certification de l'installateur peut tenir lieu de justification dans les conditions prévues par les textes ; à défaut, le questionnaire ou les éléments techniques demandés doivent être complétés.

Fabrik n'évalue pas cette conformité et ne délivre pas d'attestation d'installateur. Son rôle est limité à la production du plan et au préremplissage des informations structurées du formulaire.

11. L'AIPD lorsqu'elle est applicable

Une analyse d'impact relative à la protection des données est requise lorsqu'un dispositif conduit à une surveillance systématique à grande échelle d'une zone accessible au public. La page dédiée de la CNIL précise ce critère et la manière de traiter un éventuel risque résiduel élevé.

Lorsqu'une AIPD a été rédigée, l'article R252-3 prévoit qu'elle est jointe à la demande et remplace précisément les rubriques 1°, 5°, 6°, 7°, 8°, 9° et 10° du dossier : finalités, description du dispositif, sécurisation des images, information du public, durée de conservation, maintenance et droits d'accès. Le cas échéant, un engagement de conformité auprès de la CNIL est également joint (12°, article R253-7). Il faut donc éviter à la fois de l'oublier et de la présenter comme une pièce systématiquement exigée pour toute caméra.

Coordonnées GPS : obligation nationale ou consigne locale ?

Le 3° de l'article R252-3 demande le nombre, l'implantation et les zones couvertes. Il ne mentionne pas les coordonnées GPS comme condition de validité du plan de détail.

Certaines préfectures diffusent cependant des modèles plus détaillés. La préfecture de Seine-et-Marne, par exemple, demande dans ses consignes pratiques un tableau exhaustif comportant les coordonnées GPS.

La bonne approche consiste donc à distinguer :

• le socle national, qui ne fait pas du GPS une mention obligatoire du plan ;
• la consigne locale, qui peut demander une fiche ou un tableau complémentaire pour faciliter l'instruction.

Dans Fabrik, les coordonnées peuvent être conservées comme information d'annexe sans bloquer la création du formulaire lorsqu'elles ne sont pas disponibles.

Ce que Fabrik produit réellement

Fabrik intervient sur deux livrables distincts.

Le plan exporté

Le logiciel permet de :

• importer le fond de plan du site ;
• positionner et numéroter les caméras ;
• représenter leur orientation et leurs zones couvertes en 2D ;
• renseigner le lieu de pose et l'indication de vue sur la voie publique ;
• mettre en page le plan avec cartouche et légende ;
• exporter le document en PDF, PNG ou SVG.

Le CERFA prérempli et son annexe caméras

Les données du projet sont reprises dans le formulaire officiel et dans une annexe récapitulative. Le plan exporté n'est pas fusionné automatiquement dans le formulaire.

Fabrik ne produit pas automatiquement :

• le rapport de présentation ;
• l'attestation ou la justification de conformité de l'installateur ;
• la politique de sécurisation des images ;
• le modèle d'information du public adapté au responsable ;
• la justification de la durée de conservation ;
• l'AIPD ;
• la décision d'autorisation de la préfecture.

Cette frontière permet d'utiliser une formulation exacte : « CERFA prérempli depuis le plan », et non « dossier préfectoral généré ».

Procédure de préparation en sept étapes

1. Qualifier les zones filmées : voie publique, lieu ouvert au public ou zone non ouverte au public.
2. Compter toutes les caméras du système et identifier celles qui visent la voie publique.
3. Consulter les consignes de la préfecture compétente, en complément des sources nationales.
4. Préparer le plan de masse et le plan de détail lorsque les déclencheurs sont réunis.
5. Rassembler les informations techniques et organisationnelles avec l'installateur et les responsables internes.
6. Relire le CERFA 13806*04 et les annexes, puis vérifier la cohérence des repères caméra entre tous les documents.
7. Déposer la demande complète et conserver une version datée des pièces transmises.

Erreurs fréquentes à éviter

• croire que le seuil de huit caméras est le seul déclencheur du plan de détail ;
• bloquer le CERFA en l'absence de GPS alors que le texte national ne l'impose pas ;
• confondre plan de masse, plan de détail et plan de périmètre ;
• présenter le plan comme une preuve de conformité technique de toute l'installation ;
• utiliser une ancienne version du CERFA trouvée dans un PDF encore indexé ;
• déclarer des repères caméra différents entre le plan, le formulaire et les annexes ;
• annoncer qu'un logiciel « génère le dossier préfectoral » alors qu'il ne produit que le formulaire ou le plan.

Sources officielles

• Article R252-3 du Code de la sécurité intérieure — Légifrance
• CERFA 13806*04 — Service-Public.fr
• La vidéoprotection — CNIL
• Questions pratiques sur la vidéoprotection — ministère de l'Intérieur

Les règles et consignes administratives peuvent évoluer. Vérifiez toujours la version du formulaire et les indications de la préfecture compétente au moment du dépôt.

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